Vollintegriertes Assetmanagement
Universität Potsdam

Über den Kunden

Die Universität wurde 1991 gegründet. Sie ist aus der ehemaligen Pädagogischen Hochschule Potsdam hervorgegangen und die größte Universität des Landes Brandenburg. Rund 22.000 Studierende sind in über einhundert Studiengängen in fünf Fakultäten eingeschrieben. Die noch junge Universität hat sich an drei Hauptstandorten in Potsdam etabliert: Universitätskomplex I, Am Neuen Palais, Komplex II in Potsdam-Golm und Komplex III, der Campus Griebnitzsee an der Grenze zu Berlin.

2005 wurde die zentrale Betriebseinheit Hochschulgebäudemanagement Potsdam (HGP) gegründet. Ihre Aufgaben erstrecken sich auf alle Standorte, Liegenschaften, Gebäude und betriebstechnischen Anlagen der Universität Potsdam, der Fachhochschule Potsdam und der Filmuniversität Babelsberg KONRAD WOLF. Rund 100 Mitarbeiter des HGP sind für Hausverwaltung und Betriebstechnik der Universität verantwortlich. Das HGP verwaltet rund 7.500 Räume, 140 Gebäude, 35.000 Anlagen und erledigt rund 20.000 Arbeitsaufträge pro Jahr.

Herausforderung

Die Universität hat in den 20 Jahren ihres Bestehens die Zahl der Studierenden vervierfacht. Die zentrale Betriebseinheit Hochschulgebäudemanagement Potsdam (HGP) benötigt für ihren Bereich Universität ein integriertes, individuell anpassbares und erweiterbares Asset Management System. Darin müssen alle anfallenden Geschäftsprozesse abgebildet und der wachsende Bestand an Gebäuden und Anlagen beherrscht werden können.

Die Zahl unserer Studierenden hat sich innerhalb von 20 Jahren vervierfacht. Dieses enorme Wachstum auch im Gebäude- und Anlagenbestand haben wir mit IBM Tivoli Maximo im Griff.

Gernolf Schulz - Bereichsleiter Hochschulgebäudemanagement Potsdam

Lösung

Als Lösung wurde IBM Maximo Asset Management mit Integration einer Facility Management-Lösung eingeführt. Mit der ersten Installation konnten die Bereiche Lagerwirtschaft und Rechnungswesen zusammengeführt werden. IBM Maximo ist die Basis für alle Arbeitsprozesse im Bereich Universität Potsdam des HGP geworden. Zahlreiche eigene Masken und Zusatzanwendungen wurden mit Maximo neu entwickelt. 

Im Auftrags- und Störungsmanagement mit IBM Maximo werden Aufträge angenommen, online, telefonisch oder per E-Mail, mit Auftragsbestätigungen, Auftragsübersichten und Verrechnungen. Auf das Online-Ticketing kann die ganze Universität zugreifen und Störungsmeldungen direkt in eine Bildschirmmaske abgeben. Eine Meldung wird automatisch nach Maximo weitergeleitet. In der Servicestelle nimmt ein Dispatcher die Meldung auf und schickt sie an den zuständigen Fachbereich oder Hausmeister. Wenn der Auftrag weitergeleitet wird, erhält der Melder der Störung eine automatische Benachrichtigung und kann sich online nach dem Status des Auftrags informieren.

Wiederkehrende Aufträge wie die zyklische Wartung von Anlagen entsprechend den gesetzlichen Vorgaben werden automatisch angestoßen. Für Ausschreibungen, Bestellungen und Lager werden die Budgets verwaltet, Aufträge und Rechnungen geschrieben und Auswertungen nach Gebäuden, Konten und Budgets erstellt. Bei den Energiekosten erstellt die Uni Potsdam eine Standort- und Asset-Hierarchie, um die Kosten für Systeme, Subsysteme, Abteilungen und Standorte genau analysieren zu können. RODIAS unterstützte beim Customizing, der Erweiterung und bei der Integration der Lösung in Prozesse und Systeme im Umfeld.

Nutzen

Mit der Lösung verfügt das HGP über ein homogenes Gesamtsystem, mit dem alle Geschäftsprozesse im Asset- und Facility Management für den Bereich Universität Potsdam abgebildet werden können. Der Service im Störungsmanagement wird durch Intranet-Statusinformationen an Universitätsangehörige verbessert. Die individuelle Anpassung oder Neuentwicklung von Applikationen wird mit leicht erlernbaren, integrierten Werkzeugen ermöglicht. Außerdem wird die Arbeitsproduktivität durch mehrfache Wiederverwendung einmal erfasster Daten in verschiedenen Applikationen erhöht.

Für eine transparente Budgetgestaltung ist IBM Maximo unverzichtbar geworden. In automatisierten Anlagenbüchern sind Wartung oder Ersatz eindeutig dokumentiert. Das HGP weiß auf Knopfdruck, wann welche Arbeiten zu welchen Kosten und von wem durchgeführt worden sind. Somit wird vollständige Transparenz über alle Kostenstellen und Budgets geschaffen.