Digitale bestellabwicklung
AVA Abfallverwertung Augsburg KU
Über den Kunden
Die AVA Abfallverwertung Augsburg KU betreibt mit rund 180 Mitarbeitern ein Abfallheizkraftwerk mit integrierter Krankenhausmüllverbrennung, Rauchgasreinigung, eine Schlackenaufbereitung und eine Bioabfallvergärungsanlage. Modernste Feuerungstechnik und aufwendige Filteranlagen sorgen dafür, dass in allen Anlagenteilen die Emissionen weit unter den vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Werten liegen. Die Abfallverwertungsanlage Augsburg wurde 1994 in Betrieb genommen und dient der Entsorgung von Siedlungs- und Gewerbeabfällen aus dem Stadtgebiet Augsburg sowie der Landkreise Augsburg, Aichach-Friedberg, Dillingen, Donau-Ries, Landsberg am Lech und Starnberg.
Im Abfallheizkraftwerk werden jährlich etwa 250.000 Tonnen Siedlungs- und Gewerbeabfall thermisch behandelt. Zusätzlich erfolgt die Verbrennung von rund 3.800 Tonnen Krankenhausmüll pro Jahr. Nach Abzug des Eigenbedarfs konnten im Jahr 2020 aus den verbrannten Abfällen 57 Mio. kWh Strom und 196 Mio. kWh Fernwärme in öffentliche Netze eingespeist werden. Die Bioabfallverwertung erzeugt aus dem Input von knapp 90.000 Tonnen zudem 43 Mio. kWh Biogas in Erdgasqualität.
Herausforderung
Im Einkauf werden alle Beschaffungsprozesse bei der AVA abgewickelt. So wurden im Jahr 2020 rund 3.800 Bedarfsanforderungen und 2.100 Bestellungen bearbeitet. Dabei müssen Anfragen bei den Lieferanten gestellt, die Angebote gesichtet und anschließend bewertet werden. Danach werden die Bestellungen für die benötigten Lieferungen oder Leistungen im SAP erfasst. Die Abwicklung, Überwachung und rechtsichere Dokumentation erfolgte bisher in Papierform.
Der Prozess der Bedarfsanforderung (Banf) mit integriertem Freigabeverfahren und Budgetkontrolle läuft schon seit vielen Jahren über einen Workflow im openIPS-System. Um den Bestellprozess weiter zu optimieren, wurde nun das Projekt „digitale Bestellabwicklung“ geplant und im Zeitraum Juli bis November 2020 erfolgreich durchgeführt.
Vollkommene Transparenz in jeder Phase des Bestellprozesses und das auf Knopfdruck
Lösung
RODIAS war federführend bei der Umsetzung des Projekts beteiligt. Das Projekt „digitale Bestellabwicklung“ wurde folgendermaßen umgesetzt: Die Bestellung wird nach wie vor in SAP generiert und als Bestellmappe nach openIPS übernommen. Die Bestell-, Lieferanten- und Materialstammdaten werden automatisch über eine Schnittstelle von SAP übernommen. Alle Informationen und Dokumente der referenzierten Banfen werden ebenfalls automatisch in die Bestellmappe übernommen. Sämtliche Belege die zum Einkaufsprozess gehören, wie z.B. Angebote, Auftragsbestätigungen, Kalkulationen und sonstiger Schriftverkehr können an den Vorgang angehängt werden. Somit ist der gesamte Einkaufsprozess zentral in der elektronischen Bestellmappe dokumentiert
Es können durch den Einkauf noch weitere Texte und Dokumente ergänzt werden. Die Bestellung wird nach dem AVA-Freigabeprozess automatisch per E-Mail versendet. Die E-Mail wird als Dokument der Bestellmappe ebenfalls beigefügt.
Eine Anfrage wird nun ebenfalls analog der Bestellmappe über openIPS digital abgewickelt. Die Bestellmappen und Anfragen sind direkt im Dokumentenmanagementsystem Easy Archiv revisionssicher archiviert. Eine Archivierung in Papierform ist überflüssig.
nutzen
Durch das Projekt „digitale Bestellabwicklung“ spart sich die AVA viel Papier sowie Portokosten. Ferner werden jährlich ca. 50 Ordner sowie der Lagerplatz für die 10-jährige Aufbewahrungspflicht der Bestellunterlagen eingespart. Die Umwelt freut sich natürlich auch über diese Einsparungen.
Die elektronische Bestellakte gibt vollen Überblick über den aktuellen Stand der Bestellungen/Anfragen. Der Anwender kann jederzeit auf den gesamten Einkaufsprozess von der Bedarfsanforderung bis zur Rechnungsstellung zugreifen. Die Durchlaufzeiten im Bestellprozess sind deutlich kürzer.