Die Schweizer Firma RESTCLEAN AG hat schon tausende Toiletten gerettet. Für private und institutionelle Betreiber von Toiletten- und Spülanlagen klingt das verlockend. Nicht nur wird die Lebensdauer der WC-Anlagen, verlängert, sondern insbesondere auch die Funktionsfähigkeit des Spülsystems wird wieder optimal. Damit stellt das innovative Reinigungsverfahren von RESTCLEAN neben Sauberkeit und Hygiene auch die Werterhaltung der Anlagen sicher und liefert damit einen Beitrag zur Nachhaltigkeit.

Gemeinsam mit den IT-Unternehmen Step Ahead und RODIAS wurde die Digitalisierung des kompletten Serviceprozesses umgesetzt. Dadurch stieg die Effizienz des gesamten RESTCLEAN Teams und gleichzeitig kann den Kunden eine Top-Dienstleistung bei maximaler Transparenz des Vorgehens geboten werden.

Mit ihrem patentierten innovativen Reinigungsverfahren wartet RESTCLEAN als führender Spezialserviceanbieter der Schweiz Spül- und Ablaufsysteme. Das Unternehmen mit Sitz im aargauischen Oberlunkhofen hat eigens dazu eine patentierte Reinigungsapparatur inklusive passendem Reinigungsmittel mit Abrasivzusatz entwickelt. Dieses wird mobil vor Ort durch Servicetechniker angewendet. Für die Kunden bedeutet das eine regelmäßige hygienische Reinigung von Kalk und Rückständen sowie die Versetzung in den Neuzustand. Noch gebrauchsfähige Toilettenanlagen können auf diese Weise deutlich länger betrieben werden.

 

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Ausgangslage

Diese umweltschonende Dienstleistung lohnt sich nicht nur bei größeren Anlagen. Schon beim Betrieb einer einzigen Toilette ist der Einsatz des RESTCLEAN Verfahrens sinnvoll. Das Marktpotential ist damit riesig, denn mögliche Kunden sind Verwaltungen, Unternehmen, Hausverwaltungen, Kanzleien und Organisationen des Gesundheitswesens. So wurden seit dem Start im Jahre 2011 bis heute rund 60.000 WC-Anlagen erfolgreich behandelt. Bereits früh hat das Unternehmen auf ein dynamisches ERP- und CRM-System gesetzt und im Jahre 2014 STEPS als Softwarelösung eingeführt. Dabei war das mittelfristige Ziel, täglich bis zu 500 Aufträge im Innendienst abzubilden und etwa 50-100 Servicetechniker per Routenplaner zu den jeweiligen Kunden zu steuern. Vor Ort sollte nicht nur ein mobiler Datenzugriff ermöglicht werden. Für jeden Auftrag sollte auch die gesamte Objekthistorie bzw. die Servicegeschichte einer Toilette verfügbar sein. Insbesondere auch für die Servicetechniker vor Ort musste eine einfache und praktikable Bedienbarkeit gewährleistet werden.

Seit jeher wird dieses EDV-System erweitert, um das rasante Wachstum ohne grosse administrative Personalaufstockungen bewältigen zu können. Auch der neu lancierte Webshop wird durch STEPS gesteuert.

Als letzter Meilenstein galt es nun, den papierbasierten Servicerapport in einer mobilen Lösung abzubilden. Eine flexible Serviceapplikation musste gefunden werden, die den End-to-End Prozess digital abbildet und damit effizient unterstützt. Sie sollte für zusätzliche Module Schnittstellen bieten und im Hinblick auf weiteres Wachstum skalierbar sein.

Lösung

Als geeignete Lösung entschied sich RESTCLEAN für das ERP-System Steps Business Solution der Firma Step Ahead, welches durch die mobile Lösung Insight Control Panel der Firma RODIAS ergänzt wurde. In Kombination gewährleisten die beiden integrierten Plattformen die durchgängige digitale Abwicklung des Gesamtprozesses, angefangen von der Kundenanfrage, über die Vorbereitung der notwendigen Gebrauchsgegenstände im Lager und Steuerung der Servicetechniker bis hin zur Rechnungserstellung und Richten der Fahrzeuge nach Dienstende. Hierbei steht der Service für den Kunden im Zentrum. So werden schon bei einer telefonischen Kontaktaufnahme durch einen Kunden sämtliche Servicedaten pro Toilette angezeigt. Alle für einen Arbeitstag anfallenden Aufträge werden den Servicefahrzeugen zugeordnet. Vorab werden die benötigten Arbeitsmittel sowie etwaige Ersatzteile im Lager vorbereitet. 

Die integrierte Routenplanung zeigt den Servicetechnikern jeweils den Weg zu ihrem nächsten Einsatz. Vor Ort sehen sie dank der App des Insight Control Panels sämtliche verfügbare Servicedaten sowie notwendige Ersatzteile pro Toilette. Jeder Servicemitarbeiter hat damit die Möglichkeit, sich vor einem Einsatz über die verbauten Toiletten zu informieren und eventuell notwendige Spezialteile einzupacken. Eine enorm praktische Unterstützung für den Einsatz vor Ort, denn wie Geschäftsführer Roger Mäder bestätigt ist die App „ (…) äußerst flexibel anpassbar und bietet für den Benutzer eine einfache und intuitive Bedienung“.

Der integrierte Routenplaner der Servicelösung bei Restclean.

Der Clou: bereits im Vorfeld sind alle benötigten Ersatzteile und Servicematerialien auf dem Serviceauftrag elektronisch erfasst und für das Servicepersonal sofort abrufbar. Der Kunde muss den Auftrag abschließend lediglich digital bestätigen. Dabei erhält er umgehend volle Transparenz über die erbrachte Leistung sowie die entstandenen Kosten. Gleich nach Beendigung des Serviceeinsatzes wird das Dokument in die Disposition geschickt. Das löst eine Vorkommissionierung der im Fahrzeug entnommenen Materialien aus ebenso wie die automatisierte Rechnungsstellung.

Das Order-Cockpit in der Digitalisierungslösung bei Restclean

Fazit

Das Ergebnis kann sich sehen lassen. Durch die Digitalisierung des gesamten Prozesses und die mobile Servicesteuerung ist RESTCLEAN in der Abarbeitung deutlich effizienter und vor allem kundenorientierter.

„Mit der mobilen Servicelösung von RODIAS vereinen wir alle administrativen Prozessschritte des Serviceeinsatzes in einer App und schaffen gleichzeitig volle Transparenz für unsere Kunden und Servicetechniker. Angefangen von der integrierten Routenplanung über die Materialwirtschaft bis hin zur vollautomatisierten Abrechnung mit Fotodokumentation. Vor dem Rückimport in unser ERP-System werden die Daten über vordefinierte Fehlerprüfungen kontrolliert, was zu einer hohen Datenqualität in der Abrechnung führt und damit Kundenrückfragen eliminiert., erklärt RESTCLEAN-Geschäftsführer Roger Mäder. Das Unternehmen ist somit sehr gut für weiteres Wachstum gewappnet.

25.06.2021 auf instandhaltung.de: 

Die Restclean AG wartet private und institutionelle Toiletten – rund 60.000 insgesamt. Nun digitalisiert der Spezialanbieter seinen Service. Wie, lesen Sie hier.

https://www.instandhaltung.de/praxisanwendung/toiletten-retten-so-digitalisiert-restclean-seinen-service-102.html 

Das Schweizer Unternehmen Restclean hat mit seinem patentierten Reinigungsverfahren für WC- und Spülanlagen schon so manches stille Örtchen gerettet. Bereits seit 2014 setzt das Unternehmen bei der Auftragsabwicklung auf ein dynamisches ERP- und CRM-System. Nun galt es, eine zusätzliche mobile Lösung zu finden, in der der gesamte papierbasierte Servicerapport abgebildet werden kann. Für welche Software sich der Dienstleister entschied, lesen Sie hier:

https://www.digital-manufacturing-magazin.de/instandhaltung-wie-ein-anbieter-fuer-wc-reinigung-seinen-service-vollstaendig-digitalisiert/

Wie verändern neue Technologien Wirtschaft und Gesellschaft? Was bedeutet das für die Instandhaltung und vor welchen Herausforderungen stehen Unternehmen? Auf dem größten unabhängigen Anwenderkongress SAP EAM vom 05. – 06. Juni 2019 in Potsdam erfahren Teilnehmer, wie sie mithilfe der SAP-Technologien und Anwendungen auf die steigenden Anforderungen an Instandhaltungs- und Serviceprozesse reagieren.

Fach- und Führungskräfte nutzen diese bemerkenswerte Plattform, um sich mit IT- Verantwortlichen, SAP-Projektleitern sowie Experten auszutauschen und zu Themen rund um das SAP-gestützte Instandhaltungsmanagement zu diskutieren. Neben aktuellen Trends und Entwicklungen werden sowohl bewährte Anwendungsszenarien als auch neue Technologien aufgezeigt.

GIS ist auf dem 24. Jahreskongress als Aussteller vertreten und hält einen Workshop zum Instandhaltungsportal Insight Control Panel, welches das Beratungsunternehmen im eigenen Hause entwickelt hat. Insight Mobile ist Teil des Instandhaltungsportals und offeriert die Möglichkeit, die Instandhaltung unabhängig vom System zu mobilisieren.

Namhafte Unternehmen wie allvisual, BASF, BLS, Evonik, Ontras, SAP, Stadt Nürnberg und viele mehr zeigen konkrete Praxisbeispiele auf. Sie berichten von ihren Erfahrungen u. a. im Bereich digitale Plattformen in der Prozessindustrie, Erfolgsfaktoren bei der Einführung von SAP S/4HANA, digitaler Zwilling in Instandhaltung und Service, Optimierung der Anlagenperformance, digitaler Datenaustausch mit SAP Asset Intelligent Network, intelligente Checklisten, integrierte Dokumentenlogistik sowie mobile Anwendungen in der Instandhaltungsabwicklung.
Ausgesuchte Keynotes präsentieren neueste Entwicklungen, Round Tables sowie zahlreiche interaktive Workshops geben ausreichend Gelegenheit für Fragen und Diskussionen. Spezifische Prozesse und Add- ons werden in parallelen Demo Jam Sessions live vorgeführt.

Das Anmeldeformular und Details zur Veranstaltung finden Sie hier:  SAP EAM Kongress 2019

Integriertes Asset- und Dokumentenmanagement mit mobilen Lösungen

Der Einsatz mobiler Geräte in der Instandhaltung verbessert die Daten- und Dokumentenqualität und vereinfacht die Instandhaltungs- und Dokumentationsprozesse.

Spricht man im Rahmen der Instandhaltung über Dokumentenmanagement, so wird darunter häufig nur die Verwaltung von technischen Dokumenten wie Zeichnungen, technischen Spezifikationen oder Prüfvorschriften verstanden. Dies stellt üblicherweise auch denjenigen Umfang dar, welcher in einem Dokumentenmanagement­system (DMS) verwaltet wird. Technische Dokumente werden überwiegend vor der Inbetriebnahme einer Anlage erstellt bzw. vom Hersteller bereitgestellt. Während der Betriebsphase werden diese in Revisionen über einen qualitätsgesicherten Freigabeprozess bearbeitet.

Darüber hinaus existieren operative Dokumente, welche im Rahmen der Planung und Durchführung von Instandhaltungsarbeiten in großer Zahl erstellt werden. Dazu gehören beispielweise Arbeitsaufträge, Inspektions- oder Testprotokolle. Diese Dokumente liegen in ausgefüllter Form häufig nur in Papierform vor und werden nicht in einem Dokumentenmanagementsystem archiviert. Mit Abschluss der Dokumentation einer Instandhaltungsarbeit sind auch die operativen Dokumente abgeschlossen. Es erfolgt keine nachträgliche Überarbeitung.

Ein Beispiel: Ein Techniker benötigt zur Durchführung eines Inspektionsauftrags unterschiedliche Dokumente. Dazu zählen mit Sicherheit der Inspektionsauftrag sowie das auszufüllende Inspektionsprotokoll. Bei umfangreicheren Inspektionen kommen noch eine Inspektionsanweisung und ggf. technische Zeichnungen hinzu. Um die Ergebnisse der Inspektion vor Ort bewerten zu können und allenfalls zusätzliche Maßnahmen durchzuführen, wären die Ergebnisse der letzten Inspektion hilfreich.

Im genannten Beispiel werden zur Durchführung von Instandhaltungsarbeiten sowohl technische als auch operative Dokumente benötigt. Um den Zugriff auf alle Dokumente zu erleichtern wäre es hilfreich, wenn alle Dokumente von einer Stelle aus zugreifbar wären. Werden operative Dokumente nicht digitalisiert, so kann der zentrale Zugriff nicht realisiert werden.

„Im Gegensatz zu technischen Dokumenten wächst die Anzahl der operativen Dokumente stark an. Dadurch entsteht ein hoher Aufwand bei einer digitalen Archivierung.“ „Die Erstellung der operativen Dokumente unterliegt keinem qualitätsgesicherten Dokumentenmanagement­prozess sondern erfolgt parallel zum Instandhaltungsprozess, weshalb operative Dokumente nicht in einem qualitätsgesicherten DMS-Archiv abgelegt werden dürfen.“ „Operative Dokumente enthalten Unterschriften und Handeinträge, die sich nicht automatisiert digitalisieren lassen.“

All das sind häufig genannte Gründe dafür, operative Dokumente nicht digital zu archivieren. Es existieren jedoch mehrere, bereits etablierte Lösungen zur Digitalisierung operativer Dokumente, mit denen diese Argumente entkräftet werden können. Insbesondere Lösungen, welche Medienbrüche vermeiden oder zumindest reduzieren, fördern die digitale Archivierung operativer Dokumente. Eine davon ist der Einsatz mobiler Lösungen.

Durch den Einsatz geeigneter mobiler Geräte kann auf Dokumente in Papierform vollständig verzichtet werden. Auf einem mobilen Gerät können alle benötigen Dokumente in digitaler Form (auch offline) vorgehalten werden. Bei ausreichender Bildschirmgröße können Papierformulare 1:1 auf mobilen Geräten wiedergegeben werden. Die Eingabe mit einem Stift inklusive Handschrifterkennung gehört inzwischen ebenfalls zum Standard. Damit wird der Umstieg auf digitale Dokumente für Techniker erleichtert.

Durch die digitale Erfassung der operativen Dokumente können alle erfassten Daten analysiert werden. So können Eingaben aus dem Inspektionsprotokoll mit den Sollvorgaben aus der Spezifikation oder den Ergebnissen der letzten Inspektion(en) verglichen werden. Bei Abweichung weist das Gerät den Techniker direkt auf diese hin. Dadurch können beispielsweise Fehleingaben noch vor Ort korrigiert und damit Daten- und Dokumentenqualität verbessert werden. Sind aufgrund von Abweichungen Nacharbeiten erforderlich, dann können diese ebenfalls vor Ort signalisiert und durch den Techniker durchgeführt werden. Dies erspart zusätzliche Wege und beschleunigt die Instandhaltungsprozesse. Zusätzlich können vor Ort festgestellte Störungen inklusive Fotos oder durch andere Personen durchzuführende Folgearbeiten direkt digital erfasst werden.

Mit Abschluss der Instandhaltungsarbeiten liegen alle Daten in digitaler Form vor, so dass das operative Dokument mit minimalem Aufwand digital archiviert werden kann. Zusätzliche Dokumentationsschritte wie z.B. die manuelle Nacherfassung von Papierformularen entfallen. Unterschriften wie z.B. die eines externen Prüfers, welche bisher auf einem Papier geleistet wurden, können ebenfalls auf einem mobilen Gerät geleistet und derart digital archiviert werden, dass auf eine Unterschrift auf Papier verzichtet werden kann.

Autor: Andreas Rosemann, Head of Sales bei GiS – Gesellschaft für integrierte Systemplanung mbH