SAP und seine Alternativen – Einschätzung aus Instandhaltungs-Sicht
Die laut Gartner Best of EAM Lösungen Infor EAM (Hexagon) und IBM Maximo funktionieren dank Schnittstellen sehr gut im Zusammenspiel mit einem SAP ERP. Wie sehen typische Integrationsszenarien aus? Einschätzungen aus Instandhaltungs-Sicht.
In vielen Unternehmen wurden im Zuge der Digitalisierung Bereiche wie Buchhaltung, Personalwesen und Einkauf bis hin zur Logistik auf eine zentrale Unternehmenssoftware hin vereinheitlicht. Für Großunternehmen bietet SAP mit der SAP Business Suite bzw. der neusten Anwendung SAP /4Hana sowie für den Mittelstandsbereich mit den Software-Paketen Business One sinnvolle und übergreifende Funktionsumfänge. SAP ist weltweit einer der führenden Anbieter für ERP-Systeme und auch in anderen Bereichen sehr beliebt. Viele Unternehmen können sich die Zukunft ohne die Produkte des Walldorfer Systemhauses nicht mehr vorstellen. Auch für den Bereich Instandhaltung gibt es ein eigenes Modul SAP PM, das zunehmend Einsatz findet.
Marktführer im Bereich Enterprise Asset Management Systeme
Das Marktforschungsunternehmen Gartner bewertet jährlich die Technologiemärkte und deren Entwicklung anhand verschiedener Kriterien. Die Ergebnisse, also die Positionierung der unterschiedlichen Anbieter von IT-Lösungen auf dem jeweiligen Markt erfolgt in Form des Magischen Quadranten (Magic Quadrant). Auch diverse Enterprise Asset Management Lösungen werden unter Berücksichtigung von Qualität, Integrationsmöglichkeiten, Support, sowie Abbildung von Industrieprozessen regelmäßig bewertet.
Seit Jahren kristallisieren im Magic Quadrant zwei Leader heraus, die als Instandhaltungsplanungssysteme mit ihren breiten Paletten an Funktionen, ihrer Flexibilität und Produktqualität überzeugen: Hexagon Infor EAM und IBM Maximo. Beide halten sich konstant an der Spitze im Bereich Anführer / Visionär. Will man also für die Instandhaltung ein hochflexibles, leicht anpassbares Tool, an das unterschiedliche bestehende Systeme schnell und sicher angebunden werden können, ist man mit einem dieser Systeme sehr gut beraten.
Dies gilt auch dann, wenn im Haus bereits SAP vorhanden ist und viele relevante Daten gut strukturiert vorliegen. Umso besser: Die Integration zwischen SAP und einem IBM Maximo oder auch dem Infor EAM ist problemlos möglich. Das übliche Vorgehen bei einer solchen Integration, das auf der Erfahrung zahlreicher Kundenprojekte basiert, soll im Folgenden beispielhaft mit dem System von IBM dargestellt werden.
Integration zwischen SAP ERP und IBM Maximo mit dem Integration Framework
Mit dem Maximo Integration Framework (MIF) zum Beispiel steht ein mächtiges Tool zur Verfügung, das sowohl Geschwindigkeit als auch Sicherheit vor Datenverlust garantiert. Speziell für die SAP-Anbindung gibt es einen fertigen SAP Adapter, der bereits viele typische Konfigurationen enthält und eine grundlegende „Marschrichtung“ definiert. Insbesondere interessant ist dieser Adapter für Unternehmen, die viele der vorkonfigurierten Schnittstellen nutzen wollen und die SAPPI oder SAP PO im Einsatz haben. In allen anderen Fällen bietet der Standard MIF ausreichende Funktionalitäten.Dabei wird eine SAP-Maximo Integration meist über Webservices oder HTTP Posts realisiert. Lösungen über Dateiaustausch oder RMI sind allerdings auch möglich.
Das Schöne ist, die Integration bleibt für die Anwender selbst unsichtbar. Sie arbeiten nur in einem einzigen System und haben dort alle benötigten Informationen zur Verfügung. Für die Administratoren des EAM Systems bietet Maximo zudem diverse Kontroll- und Überwachungsmechanismen. Mithilfe spezieller Anwendungen können entweder alle oder speziell gefilterte Nachrichten protokolliert, Schnittstellennachrichten bei Bedarf angepasst und per Knopfdruck erneut verarbeitet werden. Damit unterstützt das Maximo Integration Framework optimal die laufende Kontrolle des Datenaustauschs.
Zugleich kann das MIF analog für viele andere Integrationsszenarien und verschiedene Arten von Datenaustausch konfiguriert werden, ganz gleich, ob es sich um Zählerdaten handelt oder die Erstellung einer Ausfallmeldung über ein Leitsystem. In einem Kundenszenario läuft das System beispielsweise seit Jahren stabil mit 56 Schnittstellen und 17 verschieden Fremdsystemen.
Das Maximo Integration Framework arbeitet mit den gängigen Datenformaten und Protokollen in synchroner oder asynchroner Arbeitsweise. Eine Integration beinhaltet üblicherweise drei Hauptstufen:
Dateninhalte (Objektstruktur) – Dies definiert, welche Objekte und Attribute grundsätzlich ausgetauscht werden sollen.
Datenaustausch – Hier wird definiert, ob es sich um eine ausgehende Schnittstelle (Veröffentlichungskanal) oder um einen eingehenden Unternehmensservice handelt.
Kommunikation – Protokolle und Formate zum Austausch mit anderen Systemen (Warteschlangen, Handler und Endpunkte)
IBM Maximo und SAP – typische Integrationsszenarien
Notwendige Schnittstellen werden meist in drei Bereiche aufgeteilt: Stammdaten, Einkaufsprozesse und Materialwirtschaft. Dabei sind Stammdaten in der Regel bereits im SAP-System vorhanden. Sie können einfach in ein Instandhaltungsprogramm importiert werden. Im Einzelnen sind das z.B. Kontierungskomponenten (Kostenstellen, Konten, PSP Elemente, CO Innenaufträge etc.), Materialstamm, Lieferanten und Infosätze. (siehe Bild 1)
Meist ist das SAP-System führend für die Einkaufs- und Rechnungslegungsprozesse. Üblicherweise entstehen Bedarfe auch in der Instandhaltung, z.B. für Ersatzteile und Dienstleistungen. Damit die Mitarbeiter mit nur einem System arbeiten, werden in der Regel die Bedarfsanforderungen in IBM Maximo geschrieben und nach fachlicher Genehmigung an SAP übertragen. Die hier erstellten Bestellungen werden wieder ins Maximo übertragen. Dies gewährleistet, dass die Instandhaltungsmitarbeiter über sämtliche Bestellungen sowie Lieferzeiten informiert sind und ihre Arbeit so besser planen können.
Die Waren- und Dienstleistungseingänge werden in der Regel in dem System gebucht, in dem der Nutzer arbeitet. Dies kann sowohl SAP wie auch Maximo sein. Wichtig ist in dem Fall die Buchungsgrundlage – die Bestellung. Die Eingänge für Direktbestellungen sowie Dienstleitungen werden auch direkt bei den Arbeitsaufträgen zurückgemeldet, damit die Material- und Serviceaufwände auswertbar und kostenmäßig korrekt gebucht werden. Der letzte Prozessschritt – die Rechnungsstellung – wird typischerweise in SAP gebucht und von dort an Maximo übertragen. Mit der Rechnungsbuchung werden die Kosteninformationen bei den Arbeitsaufträgen und Anlagen vervollständigt (siehe Bild 2)
Die Materialwirtschaft kann in SAP oder auch Maximo aufgebaut werden
Instandhalter benötigen diverse Ersatzteile, Hilfs- und Betriebsstoffe für Ihre tägliche Arbeit. Hierzu erzeugen sie mittels neuer Arbeitsaufträge entsprechende Reservierungen, die an das bestehende Materialwirtschaftssystem übergeben werden. Meist nutzen Unternehmen als Lagerverwaltung bereits SAP. Dann ist es einfacher, auch genau dort anzusetzen. Hier werden dann die typischen Materialtransaktionen wie Materialausgaben, Rückgaben, Umlagerungen sowie Bestandskorrekturen z.B. bei Inventuren getätigt. Sie können im Anschluss komplett oder nur im Ergebnis (= Lagerbestand) an Maximo übertragen werden (siehe Bild 3).
Hinter den in IBM Maximo abgebildeten Prozessen stecken jahrzehntelange Industrieerfahrungen, die Instandhaltungsanforderungen optimal umsetzen. Die durchgehende Integration, insbesondere mit der Materialwirtschaft und dem Einkauf im führenden ERP-System, vermeidet Mehrfacheingaben sowie redundante Datenhaltung und trägt zur hohen Akzeptanz bei. Gemäß Aussagen zahlreicher Kunden ist die Usability eines IBM Maximo für eher technisch geprägte Menschen deutlich intuitiver, einfacher zu bedienen und individueller an die Nutzung anzupassen. Darüber hinaus wird das Erweitern von Funktionalitäten in den Systemen von IBM und Infor als deutlich einfacher beschrieben.